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Best Practices in Fund Document Dissemination

06. November 2012 | Company | Front | KIID | News |

Seit der Einführung des Key Investor Information Document (KIID) Mitte des Jahres 2012 in Europa sowie des Key Facts Statement in Hong Kong und des Product Highlight Sheets in Singapur hat sich der Fokus von der Produktion auf die Verteilung der Dokumente verschoben. Seitdem haben einige Dienstleister diesen Service, auf Englisch „KIID Dissemination“ genannt, neu in ihr Verkaufsprogramm aufgenommen und dieses Thema damit in das Bewusstsein von Fondsgesellschaften und Vertriebseinheiten wie beispielsweise Banken oder Fondsplattformen gebracht.

Seit der Lancierung von fundinfo im Jahr 2005 haben wir über 3.5 Mio. Fondsdokumente von mehr als 800 Fondsgesellschaften in 31 Ländern und 27 Sprachen gesammelt und verteilt. Damit hat sich fundinfo als führender Hub für Fondsdokumente in Europa und Asien etabliert.

Da wir in den letzten Jahren viel Erfahrung sammeln durften, haben wir die wichtigsten Erkenntnisse mit den folgenden „10 Best-Practice in Fund Document Dissemination“ zusammengefasst:

1. Nur korrekte Stammdaten führen zu einer korrekten Dokumentenverteilung.
2. Es gibt drei Arten von Länderzulassungen.
3. Für die Verteilung von Fondsdokumenten bedarf es der Metadaten.
4. Das Dokumentenmanagement ist zentral zu organisieren.
5. Neben dem KIID gibt es zahlreiche weitere Dokumententypen.
6. Die Prozesse im Dokumentenmanagement müssen linear sein.
7. Erkannte Fehler müssen zu Korrekturen in der Primärquelle führen..
8. Die Komplexität steigt überproportional zur Anzahl involvierter Parteien.
9. Die beste Liefermethode hängt von der Fondsgesellschaft ab.
10. Die Komplexität wird zunehmen.


1. Nur korrekte Stammdaten führen zu einer korrekten Dokumentenverteilung.
Um Fondsdokumente an die richtige Stelle senden zu können, bedarf es eines Minimums an Informationen. Neben der richtigen Zuordnung zur entsprechenden Anteilsklasse sind dies entsprechende Identifikatoren: die Wichtigsten sind der Dokumententyp, die Sprache sowie ein „gültig ab – Datum“ des Dokuments.


2. Es gibt drei Arten von Länderzulassungen.
Die meisten Fondsdatenbanken haben heute die Länderzulassung, oder auch „legal registrations“ jedes einzelnen Fonds erfasst. Nicht immer besitzen diese Datenbanken die Möglichkeit, in den verschiedenen Ländern zwischen „Fonds für qualifizierte Anleger“ und „Retail-Fonds“ zu unterscheiden.

Eine häufig vorkommende Situation sind Anteilsklassen rechtlich zugelassener Fonds, die jedoch aus Vertriebsgründen für bestimmte Länder nicht angezeigt werden sollen. Aus diesem Grund erfassen wir für jeden Fonds und jedes Land nicht nur die „legal registration“ sondern auch die „marketing distribution“. Die Kombination beider Merkmale entscheidet darüber, ob, und gegebenenfalls wo, der jeweilige Fonds in den einzelnen Ländern angezeigt wird.

Völlig unabhängig davon weist jedes Dokument ein Länderkennzeichen auf, das darüber entscheidet, in welchen Ländern dieses Dokument angezeigt werden soll. Unter der Voraussetzung, dass der Fonds angezeigt wird, entscheidet dieses Merkmal, ob dieses Dokument sichtbar wird. Sehr schön lässt sich dies an einem Beispiel für das KIID erklären: Hier empfiehlt es sich, die „generic English version“ des KIIDs gleich für alle EU-Länder freizuschalten, selbst wenn der Fonds noch gar nicht in allen Ländern zugelassen ist. Damit wird gewährleistet, dass dieses „Generic English KIID“ automatisch angezeigt wird, sobald die Zulassung in einem Land erfolgt ist. Die Reproduktion des KIID, nur aufgrund erweiterter Zulassungen, entfällt damit.


3. Für die Verteilung von Fondsdokumenten bedarf es der Metadaten.
Dokumententyp, Sprache, Publication Countries, Record Date und einige weitere Informationen sind notwendig, um die Fondsdokumente an die richtige Stelle zu liefern.

Die Verbreitung dieser Information kann in einer separaten Datei, meist im CSV- oder XML-Format geschehen. Der grösste Vorteil dieser Methode ist die einfache maschinelle Verarbeitung, der grösste Nachteil, dass das PDF ohne diese CSV/XML Datei „wertlos“ ist, da dann die notwendigen Informationen zur Verteilung fehlen.

Aus diesem Grund haben wir bereits vor Jahren eine technische Möglichkeit entwickelt, mit der man die Metadaten direkt mit dem einzelnen PDF transportieren kann. In Abstimmung mit den Dienstleistern KNEIP und Morningstar haben wir diese Spezifi­kationen verfeinert und für jedermann kostenfrei und unter Verzicht auf jegliches Copyright zugänglich gemacht. Inzwischen konnten wir feststellen, dass sich diese „Eingebetteten Metadaten“ zumindest für KIIDs, zum Standard entwickelt haben.

Selbstverständlich akzeptieren wir viele unterschiedliche Übertragungsmethoden für Fondsdokumente, angefangen vom Email mit Anhang, dem Upload mittels eines dafür vorgesehenen Tools, ftp-push, ftp-pull sowie alle Arten von CSV, XML – Link Files. Insgesamt bieten wir rund ein halbes Dutzend verschiedene Möglichkeiten, wie Dokumente an uns geschickt werden können.


4. Das Dokumentenmanagement ist zentral zu organisieren.
Noch immer sind viele Fondsgesellschaften stark national strukturiert. Dadurch kommt es in Bezug auf die Dokumentenverteilung häufig zu Doppelspurigkeiten und Inkonsisten­zen, wenn dasselbe Dokument von verschiedenen Einheiten an verschiedene Empfänger mit unterschiedlichen separaten Metadaten-Files geschickt wird.


5. Neben dem KIID gibt es zahlreiche weitere Dokumententypen.
Von den gut 1.2 Mio. Dokumenten, welche die fundinfo in den ersten neun Monaten des Jahres 2012 verarbeitet hat, waren 430’000 KIIDs. Die anderen 770’000 PDFs verteilen sich auf 23 andere Dokumententypen, von denen die monthly factsheets mit 700’000 immer noch die grösste Anzahl darstellen.

Dennoch bekommt man den Eindruck, dass nur KIIDs zu verteilen wären, wenn man die Angebote der verschiedenen Dienstleister betrachtet. Wir empfehlen daher, sich beim Dokumentenmanagement nicht nur mit dem Thema KIID zu beschäftigen, sondern das Thema grundsätzlich und umfassend zu organisieren.


6. Die Prozesse im Dokumentenmanagement müssen linear sein.
Durch die Missachtung dieses Postulats entstehen heute grosse Ineffizienzen. Lässt es der Fondsanbieter zu, dass Dokumente über verschiedene Wege zum Point of Sale gelangen kann, wird es immer wieder zu Doppelspurigkeiten und Widersprüchen kommen.


7. Erkannte Fehler müssen zu Korrekturen in der Primärquelle führen.
Wir kennen Fälle, in denen der Datenprovider seit über einem Jahr immer wieder den gleichen Datenfehler sendet. Um ein Überschreiben des korrigierten Wertes in unserer Datenbank zu verhindern, unterdrücken wir diese fehlerhaften Datenpunkte. Sollten wir dies nur einmal übersehen, wäre unsere Qualitätskontrolle für die nächsten Daten- oder Dokumentenlieferungen ausgehebelt.

Dies ist einer der Gründe, weshalb wir auf eine Lieferung durch die Primärquelle bestehen – was zum Teil zunächst auf Unverständnis stösst, ist der Fondsanbieter doch im Glauben, durch die Beauftragung einer Drittpartei alle internen Probleme zu lösen. Unsere Erfahrung hat jedoch gezeigt, dass sich in einer Kette von Dokumentenverteilern die Qualität am schlechtesten Glied orientiert. Schlimmer noch: bei mehr­stufigen Verteilketten kann es zu einer Akkumulation von Fehlern kommen, deren Elimination in der Praxis praktisch unmöglich ist.


8. Die Komplexität steigt überproportional zur Anzahl involvierter Parteien.
Praktisch alle zwei Jahre führen wir ein vollständig überarbeitetes Datenbankmodell ein, um dem Wandel in unserer Branche gerecht zu werden. Beinahe noch wichtiger aber ist die Kenntnis der Organisationsstrukturen unserer Fondspartner. Häufig haben wir für einen Kunden mehr als ein halbes Dutzend Ansprechpartner für die Lieferung der Dokumente. Bei über 800 Fondsgesellschaften auf unserer Plattform kann man sich sehr leicht ausrechnen, dass es nicht immer einfach ist, im Falle von festgestellten Fehlern die Person zu erreichen, die in der Lage ist, den Fehler dauerhaft zu bereinigen.


9. Die beste Liefermethode hängt von der Fondsgesellschaft ab.
Für kleine Fondsprovider mit nur einer Handvoll Fonds ist das Email ein geeignetes Mittel für den Dokumentenversand. Grosse Fondsgesellschaften, die pro Jahr zig-Tausende von Dokumenten in viele Länder zu verteilen haben, müssen dies zwingend über direkte elektronische Schnittstellen bewerkstelligen. Daher bieten wir eine Vielzahl von gangbaren und bewährten Optionen an.


10. Die Komplexität wird zunehmen.
Seit Lancierung agierte fundinfo als Dokumenten-Hub, der die Fondsdokumente seiner Partner von der Primärquelle erhält und sie breit an Fondsdistributoren und Informationsplattformen verteilt. Dabei unterscheiden wir heute, ob

  • Die Fonds in den verschiedenen Ländern für einige Investoren, für alle Investoren oder gar nicht angezeigt werden sollen.
  • Die Dokumente nur an professionelle Investoren oder an alle Retail-Kunden gelangen dürfen.
  • Die Dokumente zwar auf www.fundinfo.com angezeigt werden sollen, aber nicht, oder nur an einige wenige Medienpartner weitergeleitet werden dürfen.